Établissements de santé : 3 raisons d’utiliser une solution adaptée pour gérer vos photos médicales.

Sécurisez, stockez et partagez vos photos médicales avec une solution fiable, adaptée aux besoins des établissements de santé.

Établissements de santé : 3 raisons d’utiliser une solution adaptée pour gérer vos photos médicales.

En médecine, les photographies font partie intégrante du dossier médical des patients. Elles sont omniprésentes à l’hôpital et sont devenues indispensables.

Les professionnels de santé s’en servent pour de multiples raisons. Par exemple, pour suivre l’évolution d’une lésion cutanée (plaie chronique, plaie chirurgicale, maladie de peau, réaction allergique…) ; conserver un historique comparatif avant et après une opération chirurgicale ; aider au diagnostic en zoomant sur une lésion ou en demandant l’avis d’un confrère ; illustrer des cas cliniques pour la recherche et l'enseignement ; constituer des preuves médico-légales…

Certains praticiens prennent plus de 200 photos par semaine. C’est le cas du Pr Frédéric Bodin, chirurgien plasticien et esthétique aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg. Il est à l'origine de l’application Pixacare. Il a imaginé la solution de gestion idéale pour prendre, trier, conserver et partager des photographies médicales de manière efficace et sécurisée.

Aujourd’hui, la solution est déployée dans 20 hôpitaux en France dont les CHU de Brest, Lille et Strasbourg. Les dirigeants ou DSI de ces établissements de santé ont choisi d’intégrer Pixacare pour trois raisons :

  • Automatiser le classement des photos pour faire gagner du temps médical.
  • Sécuriser les données photographiques à l’échelle de l’établissement de santé.
  • Collaborer entre équipes autour des photos.

L’application automatise la gestion des photos médicales.

La photothèque intelligente de Pixacare automatise le classement des photos. Les photos sont instantanément classées par date, par patient et indexées avec des mots-clés. Ceci présente des avantages tant pour les utilisateurs que pour l’hôpital ou la clinique.

La photothèque médicale intelligente indexe automatiquement les photos selon une nomenclature commune.

Toutes les photos prises depuis l'application ou importées sont jointes à un dossier patient. En cliquant sur la photo, vous trouverez les informations suivantes : nom et prénom du patient, date de naissance, NIP, mots-clés associés et une version de la photo avec annotation si elle existe. De cette façon, médecins et infirmiers retrouvent l’historique des patients en un instant.

Il est possible d'exporter un rapport de suivi contenant l’ensemble des photos prises pour un patient donné. Pour toutes les photos sont indiqués : la date, le nom du soignant et les mots-clés associés. Ce fichier PDF peut être remis au patient et alimente le DPI.

L'automatisation de la classification des photos médicales garantit la bonne identification des patients.

En France, les cas d'identification erronée des patients sont encore trop nombreux. Erreur de diagnostic ou de thérapie, échange d’informations inexactes, retards de prise en charge… Les conséquences peuvent être graves et impacter la santé des patients. L’ANS recommande de mettre en place des processus d’identification pour renforcer la fiabilité des identités récoltées sur les lieux de soins.

Avant une prise de photographie, l’application oblige l’utilisateur à identifier le patient. L’objectif est d’éviter les erreurs de saisies et les doublons afin de renforcer l’identitovigilance. Plusieurs options sont possibles tels que le scan de l’étiquette hospitalière ou l’identification via la GAM.

En effet, lorsque Pixacare est connecté en interopérabilité avec la GAM, il n'est pas nécessaire de saisir à nouveau toutes les informations relatives au patient. Le médecin tape le NIP ou la date de naissance et sélectionne le patient dans la liste des patients admis. Les données du patient ont été préalablement saisies à l'accueil administratif.

La classification automatique des photos médicales permet d'économiser jusqu'à 1h30 de temps médical par semaine.

Une étude publiée dans les Annales de chirurgie plastique esthétique a montré que les chirurgiens gagnaient du temps en utilisant une application pour smartphone dédiée à la photographie médicale. L’objectif de cette étude était de calculer le temps économisé par l’application Pixacare au moment de l’acquisition des données.

Depuis une vingtaine d’années, la méthode classiquement utilisée dans les services de chirurgie plastique et maxillo-faciale au CHU de Strasbourg était la suivante :

  • Prise de vue pendant la consultation avec un smartphone ou un appareil photo.
  • Récupération manuelle des identités du patient et des mots-clés, transfert sur un ordinateur et création d’un dossier par le chirurgien.
  • Récupération manuelle du dossier par le secrétariat du service et rangement dans la banque de données commune du service.

Avec cette méthode, le temps d’acquisition des données photographiques était de 259 secondes, soit environ 4 minutes et 30 secondes par patient.

En utilisant l’application Pixacare, ce temps a été divisé quasiment par quatre pour atteindre 69 secondes seulement. En effet, l’automatisation des étapes d’acquisition accélère la récolte des données :

  • Scan de l’identité du patient avec son étiquette hospitalière.
  • Prise des clichés directement avec l’application.
  • Ajout des mots-clés.
  • Transfert automatisé vers le serveur agréé HDS.

L’application Pixacare fait gagner aux chirurgiens 3 minutes et 10 secondes par patient, soit jusqu’à 1h30 pour une journée de trente consultations. Un gain de temps médical précieux que les médecins peuvent consacrer au traitement des patients et aux interventions chirurgicales.

La solution sécurise les données photographiques de l’établissement de santé.

En 2016, 85,9% des médecins utilisaient leur smartphone pour la capture d’images médicales. En 2019, ils étaient 93% à le faire. On peut imaginer qu’en 2022 ce chiffre a encore augmenté. Dès lors, la sécurisation des données photographiques acquises par les praticiens avec un smartphone devient un enjeu crucial.

Il est essentiel de sécuriser les photos médicales prises avec les smartphones personnels des praticiens.

Les photos sont prises directement depuis l'application

Le système de conservation des données varie d’un praticien à l’autre : smartphone, ordinateur personnel, ordinateur professionnel, cloud, disque dur, clé USB, carte mémoire. Il s’agit pour la plupart de supports non agréés, non protégés, qui peuvent facilement être égarés.

Depuis que le smartphone est devenu l’outil le plus utilisé pour prendre des photos médicales, on assiste à un éparpillement des images en dehors des dossiers médicaux.

Souvent, même si ce n'est que pour quelques jours ou quelques heures, les photos finissent par être stockées dans les galeries des téléphones privés. Ces images sont mélangées à des photos de famille ou de vacances. D'ailleurs 26% des médecins révèlent avoir montré accidentellement ces images à leurs proches, violant ainsi le secret médical.

L’avantage, c’est qu’en utilisant Pixacare, les photographies médicales sont dissociées de la galerie personnelle et leur accès nécessite une authentification sécurisée.

Les professionnels et les établissements de santé sont tenus d’héberger les données sensibles des patients sur des serveurs certifiés HDS.

Les photos médicales sont des données sensibles. Leur accès est encadré par la loi. Selon l’article 1111-8 du code de la santé publique : “Les professionnels de santé ou les établissements de santé peuvent déposer des données de santé à caractère personnel, recueillies ou produites à l'occasion des activités de prévention, de diagnostic ou de soins, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet.”

Le décret 2018-137 du 26 février 2018 définit les règles relatives à l’hébergement de données de santé à caractère personnel. La certification Hébergeurs de Données de Santé (HDS) est requise pour les services Cloud qui hébergent les données de santé personnelles. La certification HDS exige que les fournisseurs de services adoptent des mesures qui assurent la sécurité, la confidentialité et l'accessibilité des données personnelles de santé pour les patients.

Les clichés pris avec l’application sont directement hébergés sur un serveur HDS et ne sont pas stockés en dur sur le téléphone.

La photothèque médicale aide les équipes à mieux collaborer grâce aux photos.

L’application Pixacare propose aux équipes de soins deux fonctionnalités pour les renforcer leur collaboration autour des photos : les groupes et la messagerie sécurisée.

Des groupes pour mutualiser les photos des services de soins.

Les services hospitaliers qui utilisent Pixacare ont pris l’habitude d’utiliser la fonctionnalité de groupe pour mutualiser leurs photos. Les dossiers photos des patients peuvent être alimentés par tous les membres du service. Les accès aux groupes sont gérés par le chef de service.

Le service de chirurgie vasculaire de l'hôpital de Haguenau nous a fait un retour d’expérience sur l’usage de cette fonctionnalité. Ils se réunissent chaque semaine pour revoir les cas thérapeutiques et ont l'habitude de mettre les photos au centre de la conversation. Depuis qu'ils utilisent Pixacare, l'organisation des réunions est plus facile et les réunions sont plus efficaces.

Il en va de même pour le service de chirurgie plastique et maxillo-faciale des Hôpitaux universitaires de Strasbourg. Ils utilisent également cette fonctionnalité pour animer leur réunion hebdomadaire. Auparavant, il fallait une journée à la secrétaire du service pour préparer cette réunion. Elle devait rassembler manuellement toutes les photos prises pendant la semaine par 10 chirurgiens et 10 internes. Maintenant, elle n'a plus besoin de préparer quoi que ce soit car toutes les photos sont instantanément disponibles dans le groupe.

Une messagerie pour échanger des photos et des avis médicaux en toute sécurité.

95,3% des praticiens considèrent qu'il est essentiel de pouvoir envoyer et recevoir des photos sur leurs smartphones. Pourtant, les messageries couramment utilisées comme les SMS, WhatsApp ou Telegram ne sont pas assez sécurisées pour échanger des données sensibles. Faute de meilleure alternative, elles sont souvent utilisées par les équipes de soins.

Le Conseil National de l’Ordre des Médecins, dans son rapport de février 2017, recommande que “l’accès aux informations qui peuvent être partagées dans les dossiers doive être informatiquement identifié, horodaté et tracé avec conservation des traces dans le système informatique.” Le CNOM recommande également d'utiliser un système disposant d'un moyen d'authentification du professionnel de santé ayant accès aux messages.

Le système de messagerie interne de Pixacare permet de dater, de tracer et de conserver les échanges, tout en obligeant les utilisateurs à s'authentifier à l'aide d'un mot de passe ou d'une reconnaissance faciale avant d'ouvrir l'application.

Ce qu’il faut retenir :

L'application Pixacare est l'outil idéal pour permettre aux docteurs et paramédicaux d'utiliser leur téléphone personnel en toute sécurité dans le cadre des soins.

Cette solution de gestion de photos est simple et ergonomique. Elle garantit une labélisation automatique, une implémentation des photos au dossier médical, une parfaite sécurité des données et un échange facilité entre professionnels de santé.

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